全庁で導入したDocuWorksは、紙のような操作感で使えるため、抵抗感なくペーパーレス化に役立つことから選びました。特に、WordやPDFなど複数のソフトウエアの文書をDocuWorks上で紙のように束ねたり、ばらせる機能が便利で、直前の差し替えでも簡単に入れ替えできるため、会議資料のペーパーレス化に役立っています。その効果もあり、「2017年度の印刷量を基準とし、2024度までに無線LAN導入部門で60％削減、それ以外の部門で30％削減」を目標とする全庁のペーパーレス化は、目標を上回るペースで順調に推移しています。

今回、道路管理課では、協議が必要な管理者間での調書の送受信を、紙からDocuWorksを活用したペーパーレスファクスに変更しました。複合機と連携したペーパーレスファクス専用のパソコンに、ファクス受信用のDocuWorksトレイと各担当者のトレイを作りました。ファクス受信がトレイに通知されると、各担当者は、自分のパソコンで担当データを自分の作業フォルダに移し、DocuWorksで編集の上、ペーパーレスでファクスを返信しています。ファクスの紙印刷をやめたことで、紙排出量が２カ月で約50,000枚削減されました。受信後の文書も、これまで紙での作業が当たり前だったため、DocuWorksの操作方法を新たに覚えるのは「憂鬱」でしたが、導入して1カ月程度で慣れ、便利に使えています。中でも、紙と変わらない「見やすさ、使いやすさ」と「ページのめくりやすさ」がいいですね。今回、各担当者のもとに配置した27インチの液晶ディスプレイを使えば、A4の書類を原寸で２枚並べて表示できるため、紙から違和感なく移行できました。さらにDocuWorksを使うことで、「数十ページの文書でも語句検索で必要な箇所を見つけやすくなった」「メモや付箋の添付、矢印やマーカーペンの追記が容易になった」「拡大・縮小が可能なので細かい図が見やすくなった」など、紙では困難なことが簡単にできるようになりました。加えて、手作業よりも仕分けや編集が簡単なため、ファクス前に張り付かなくても自席で作業が完結でき、調書の送付漏れも減少しました。実際、DocuWorksで編集して送付した相手先から「最近、調書が読みやすくなったけど何を使っているの？」と言われるほか、ファクスの読みづらい文字を電話で確認する手間も省けています。許可証起案後の決裁方法も、共有フォルダに保存したDocuWorksファイルを各自が見にいく形に変えたため、内容のチェックが紙よりも容易になりました。

特殊車両の通行許可を担当する自治体等の道路管理担当部署には同様の業務があるため、DocuWorksでのペーパーレスファクスを便利に使えるはずです。神⼾市と協議する管理者にDocuWorksの活用が進めば、調書の文字がお互いに読みやすくなり確認の手間が省ける、送付漏れが防げるなど、結果的に許可証発行までの期間の短縮になり、行政サービスの向上につながると考えます。

建設局を好事例として、他部署でもDocuWorksを活用したペーパーレスファクスの仕組みを広めたいです。神⼾市における「働き方改革」はまだ道半ばです。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの知恵も借りながら、市⺠が「いつでも、どこでも、早く、簡単に」行政サービスを利用できるようスマート自治体に向けた挑戦を続けます。