受注センターでは、全国の取引先から届く注文書に対応しています。以前は、月間10,000件もの注文処理を全て紙で行っていたため、注文書の仕分け作業に時間を要していました。また、同じ時間帯に作業が集中した場合、複合機の順番待ちやファクス回線が込み合って送受信ができないなど、さまざまな問題が発生していました。加えて、処理が終わった注文書のファイリング作業や、年間100箱近くにも上る保管用段ボールの書庫への配送手配など、受注業務以外の付帯作業にも頭を悩ませていました。
そういった問題がある中、コロナ禍に突入したことで、在宅勤務の環境整備をはじめ、紙中心の業務からの脱却が急務となったことが検討のきっかけでした。

3カ月のテスト期間を経て、本格運用がスタートしました。抵抗があったメンバーも、DocuWorksを触り始めて2〜3日で慣れ、テスト期間が１カ月を越えた頃には、本番に踏みきっても大丈夫だと確信を持てました。
効果としては、これまでは注文書に1枚ずつゴム印を押し、手書きで納期を記載していましたが、ボタン一つでまとめてスタンプが押せるようになり、作業スピードが格段に上がりました。また、複合機への往復や渋滞が解消されただけでなく、紙のファイリングや段ボールの配送手配からも解放され、年間24万枚の紙と段ボール100箱がオフィスからなくなりました。
さらには、問い合わせ対応業務も、ファイルや段ボール箱から過去の注文書を探して、電話を折り返しかけて回答していた状態から、電話中にDocuWorksから注文書を検索し、即座に回答できるようになったため、取引先への対応品質は劇的に向上しました。加えて、正社員が現場を管理する際、これまでは誰に何件の注文が溜まっているか分からない状況でしたが、DocuWorksトレイを見ればメンバーの進捗状況がすぐに分かるため、他のメンバーのヘルプをお願いするなど、業務の平準化も可能になりました。なにより、メンバーがDocuWorksを楽しんで使っており、新しい使い方を考えて、チャットや勉強会で自ら共有する文化が生まれたことがとてもうれしいですね。

紙で受発注業務を行っているために在宅勤務ができなかったり、文書の保管や整理に困っている企業にはぜひ使ってほしいと思います。また、当社と同様に紙の文化が根強く、取引先も巻き込んでやり方を変えることが難しい業界の方にも、「自社内だけで完結する業務改善」としてDocuWorksを検討してほしいです。