1日100件の運送依頼書を自動処理。配送依頼業務の属人化解消と月500時間の工数削減を実現

1968年に創業し千葉県を中心に運送事業を展開し、車両約220台、従業員約340名を擁しています。乳製品のチルド輸送からスタートし、現在は食品輸送をはじめ、海上コンテナ輸送、倉庫業、通販物流など幅広い物流サービスを提供しています。
食品を作る人・販売する人・買う人を安心・安全につなぐのが、当社の役割だと思っており、食の安全・安心を支える物流インフラとして地域に根差した事業を展開しています。また、地域貢献にも力を入れており、千葉県内のプロスポーツチームへの協賛や応援活動を通じて地域活性化を支援しています。従業員やその家族が参加できるスポーツイベントなども積極的に推進し、地域とのつながりと働きやすい職場づくりを大切にしています。

現在、本社の配送依頼業務では、まず、取引先からファクスで届く運送依頼書をPDF化し、DocuWorks上で内容を確認した後、トレイにドラッグしています。すると文書はFUJIFILM IWproに自動的に取り込まれます。

FUJIFILM IWproは、運送依頼書に記載された「運送先」「搬出引取先」「コンテナ番号」「B/L番号」などの情報をOCRで自動的に読み取り、必要な情報をCSVファイルとして出力します。処理が完了するとトレイ内の文書が自動的になくなるため、処理状況もひと目で確認できます。これにより、今まで目視で確認しながらExcelの「引渡し番号表」に転記していた工数を大幅に削減し、配送依頼業務の効率化を実現しました。OCRの読み取り精度についても、富士フイルムBIジャパンのSEと何度も調整を重ねたことで、現在では実運用で十分に活用できる精度まで向上しています。
こうした自動化により、導入前と比べて、月500時間の作業工数削減と、約100万円のコスト削減を実現しています。

また、営業所ではファクスで受信した文書をペーパーレス化し、自動でフォルダへ仕分け・保存できるようになりました。従来はすべて紙でやりとりをしていましたが、電子化によって閲覧性や検索性が向上し、データのバックアップにより紛失の心配もなくなりました。導入当初は従業員から戸惑いの声もありましたが、実際に運用を開始すると利便性を実感する場面が増え、デジタル化に対する意識が変わったことも大きな導入効果のひとつだと考えています。

以前、千葉営業所では1か月にファクスの送受信が2,600枚ありましたが、それらが完全にペーパーレス化され、年間3万枚の用紙削減につながりました。また、従来は手作業で都度ファイル名の変更を行っていたスキャン作業も、複合機の「業務別らくらくスキャン」機能を活用しています。各自がよく使う作業が登録してあり複合機からボタンを選択するだけで、ファイル名が自動的に付き格納されるため文書管理業務を効率化できました。こうした取り組みをまず関連会社の株式会社アイ・ディ・ワンで先行導入し、その後本社や営業所へ展開しました。その結果、業務の効率化やファクス業務のペーパーレス化、出力環境の最適化などを合わせた月間トータルコストは42.5％削減され、全体で1か月あたり約624万円の削減効果が見込まれています。

さらに本社では、FUJIFILM IWproを活用した車検証管理にも取り組んでいます。
助成金やETCカードの申請時に車検証を確認する機会が多いことから、FUJIFILM IWproの設定を行い、スキャンした車検証へ自動でファイル名を付与して電子保管する仕組みを構築しました。 当社では200台以上の車両を保有していますが、これにより、必要な車検証をすぐに検索できるようになり、管理業務の効率化につながっています。
現在はまだキャビネットに紙の車検証も保管していますが、今後しばらく運用してみて問題がなければ、電子データのみの運用へ移行したいと考えています。経理部でもFUJIFILM IWproを活用し電子帳簿保存法の対応を進めており、次々と電子化が進んでいます。

文書管理業務やファクス業務といったような紙を扱う業務は、どの企業にもあるはずですから、紙文書の管理や手作業による書類処理に少しでも負担を感じているのなら、どんな企業にもお勧めできると思います。実は私たち自身も導入前は、ファクスを使った紙での運用が当たり前すぎて、業務の負担が大きいという自覚さえありませんでした。FUJIFILM IWproとDocuWorksを導入しペーパーレス化に取り組んだことで、その当たり前だと思っていた業務が実は当たり前でなかったことに気づくことができたのです。しかも、富士フイルムBIジャパンは、現場の業務を理解した上で、自社に合った活用方法を一緒に考え、寄り添った提案をしてくれます。FUJIFILM IWproは、業務改善やDX推進の第一歩となるソリューションだと思います。