約340万枚の紙文書を全自動で電子データ化。オフィス賃料年間数千万円削減と大幅な業務効率化、働き方改革を実現！

三菱電機グループの製品・サービス群に、三菱HCキャピタルの金融ノウハウを融合した三菱電機グループ唯一の総合ファイナンス会社です。リース事業を主軸に展開し、企業向け設備・機器はもちろん、ビル設備、環境商品、自動車など幅広い製品を提供しています。東京の本社・東京支店を含め全国10拠点で、顧客数127,000ユーザー^*という多くのお客様とお取引させていただいています。

• * 2024年3月現在。ファクタリング、コレクティングを除く

大量の紙文書をデジタル化するサービスを検討する中で、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから提案を受けたのが、「スキャニングサービス」。これは、紙文書を留めているクリップやホチキスを外し、スキャンしてPDF化した上で、全文OCRによってテキスト検索可能なデータにする――しかも、それらの工程がすべて富士フイルムRIPCORD社の最新のロボティクス・センサー技術で自動化されているため、大量の文書が短納期で電子化できるというサービスでした。
プレゼン段階からPDF化した文書をどのように活用するかなど、実務に沿ったアドバイスをいただいたことと、同サービスの豊富な実績とともに、以前から複合機などのサービスを通じて築いてきた信頼感などが決め手となり、別にもう1つ候補としていたサービスとも比較検討の結果、「スキャニングサービス」を導入することとなりました。
実際の導入に当たっては、全国の拠点でどのように取り組むかに関する綿密な計画立案や、現場の説明への同行など、信頼できるパートナーとして最後まで伴走してもらえました。拠点ごとに文書管理基準が異なる場合などにも柔軟に対応してもらったり、各拠点から寄せられる多くの問い合わせに一つひとつ丁寧に応えてもらったりと、本当に助かりました。
今回対象とした文書は、本社と全国の拠点および文書管理センターで総計340万枚にも及ぶものでしたが、2期に分け順次作業を進めて完了しました。
なお、作業プロセスにおいては現物の文書を預けてしまって当社側にない期間がどうしても発生するわけですが、「スキャニングサービス」では、預けている文書の閲覧が必要となった場合にそれを優先的に電子化し、クラウドを通じて参照できる機能も提供されており、頻繁に活用させてもらいました。この機能がなければ与信・稟議などの業務が滞ってしまったことでしょう。

ファイナンス業務ではさまざまな調査に伴って大量の文書が発生しますから、そうした企業では当社と同様の課題を抱えている場合が多いのではないでしょうか。他業種であっても、会社の歴史が長くビルの老朽化などでオフィス移転を検討しているような会社であれば、そのタイミングで過去の紙文書を短期間で高品質なデジタルデータにしてくれる「スキャニングサービス」を活用して、スペース削減と業務効率化を図る意味は大きいと思います。

• * 掲載内容は2025年1月時点の情報です