みよし事業所ではオフィスの紙の使用量が多く、使用済みの紙をおのおのがデスク脇のごみ箱に大量に捨てていました。これは見栄えが悪いだけでなく、例えば就職希望者が見学に来た際など、見せるのが恥ずかしいと感じていました。とりわけ、内勤の営業サポート部門である営業部営業推進グループでは、取引先からの月間約28,000件の注文をファクス主体で受けていました。当社は取引先のニーズに応じた受注生産を行っているため、受注数が多くなります。みよし事業所だけでも取引先は約2,000口座あり、取引先ごとに異なる帳票が多い時には1日に300枚ほどファクスで届いていました。これを各担当者に配布して基幹システムに手入力することで生産を手配していたので、手入力の手間はもちろん、ミスが発生する可能性が高まることが何より課題でした。さらに、手配済みの書類はISO認証の対応のため一定期間の保管が必要。袖机や書庫のスペースはひっ迫していましたし、取引先からの問い合わせを受けて該当書類を探すのにも時間がかかっていました。また、半年に1回の書庫からの運び出し・仕分け作業も負担でした。
加えて、コロナ禍においても、紙を中心とした受注手配のため出社せざるを得ず、メンバーは「感染したらいけない」と危機感を感じながら業務にあたっていました。こうしたことから、当事業所も世の中のペーパーレス化の動きに合わせ、時代に適した働き方ができたらと考えていました。

ApeosPlus desolaは、多種多様なファクスを自動判別し、正確かつ加工しやすいCSVデータにしてくれるので、基幹システムの自動受注入力機能に対応させられるのがよかったです。
さらに、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの複合機とDocuWorksでファクスをペーパーレス化し、自動仕分けすることで、ApeosPlus desolaでの処理をより効率化できることから、両者もあわせて導入しました。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンは、導入前のトライアル時の細かい質問や相談にも丁寧に対応してくれ、安心して導入を進めることができました。

取引先から届いたファクスをファイルサーバー内の専用フォルダに電子で格納。ApeosPlus desolaでOCR処理してデータをCSV形式化し、それを加工して簡単に基幹システムに取り込み、生産を手配できるようになりました。現在では受注全体の半分近くをApeosPlus desolaで自動読み取りしており、受注作業を全体で月間約50時間削減できています。もちろん、OCR処理後のチェックは必要ですが、認識率は十分高く、読み取りの傾向を把握していればチェックも短時間で済みます。OCR処理中に他の作業ができることや、ファクスのペーパーレス化で複合機までの移動がなくなり、業務が中断されなくなったのも効率的です。
最初は皆、やり方を変えることに抵抗があったのですが、導入に関わったメンバーが「この帳票もApeosPlus desolaで処理できるのでは？」「これは楽だね！」とワイワイ言いながら、便利に使っている様子をアピールすることで、「自分も使ってみよう」と思わせ、巻き込んでいきました。今では全員にとって欠かせない仕組みになっています。また、思わぬ効果として、ApeosPlus desolaが人間の目だと読み間違いしやすい文字を高い精度で読んでくれるので、ミスが減っただけでなく、チェックが精神的に楽になりました。これまでは特に急ぎの受注の際など、手入力の内容に間違いがないか一つずつチェックするため、集中力や緊張感を保ちながら作業を続け、プレッシャーや疲れを感じていたことに気づきました。
さらに、DocuWorksトレイを使って他部門と電子で受け渡しすることで、書類を手持ちするための移動時間と、デスクに埋もれて紛失するトラブルも減っています。

当社のように、取引先からの注文をファクスなど紙中心で処理している会社には「楽になりますよ」と声を大にして言いたいです。 また、ファクス対応のために在宅勤務ができない会社にもおすすめです。当社もこの仕組みを入れてからコロナ禍における特別対応として在宅勤務を試験運用しましたが、ほぼ問題なく対応できました。これまで育児や介護などで休むことで迷惑をかけると気にしていたメンバーにも、引け目を感じなくてよくなったと好評です。