1つ目は、今回の導入を検討することになったきっかけなのですが、既存の販売管理システム（スクラッチ）の運用・保守をお任せしていた取引先の事業縮小のため、今後のシステム維持・保守ができなくなったことです。事業継続に関わるリスクとなったことで、新システムでは同様のリスクが発生しないよう、持続可能なシステムとパートナーを選ぶことが重要な課題でした。
2つ目は「案件管理」と「債権・債務管理業務」の情報を連携することです。私たちが扱う「公園事業」では案件受注までに1～5年かかるケースがあります。例えば、設計部門は正式受注の1年前から動き始めるなど、人の動きとお金の流れにタイムラグがあるため、中長期での案件管理と、採算性の判断に必要な「仕入原価・利益性」などの情報を一元的に管理することが求められていました。
既存の販売管理システムでは、案件に関連する「施工指示書」「設計書」「図面」などは紐づいておらず、設計や施工部門へ依頼する際は再度別のシステムに一から入力するなど、同じ情報を何度も入力するのも手間でした。新しいシステムでは「案件情報に関連する文書」を紐づけ、全社で蓄積・共有したいと考えていました。
3つ目は案件管理プロセスのルールを定着させることです。
これまでは営業・設計・施工の部署間でインプットルールや案件申請/承認ルールが統一されていませんでした。案件管理システムに登録せず、見積を出力し承認を行うケースもあり、業務管理から見た時に「なぜこの案件を取ったのか？」などエビデンスが共有できない状況にありました。新システムではプロセスをルール化できる機能を検討する必要がありました。

kintoneへの移行はまだ始まったばかりです。狙いであった案件に関連する「見積書」「施工指示書」「設計書」「図面」などを一元管理し、各部門のコミュニケーションプラットフォームに昇華していきたいと考えています。さらに、商蔵奉行クラウドとつなぐことで「案件管理」と「債権・債務管理業務」の連携も進めていきたいです。今回の仕組みは10年、20年後も継続して使えるシステムとして構築します。人が居なくなったら運用も改修もできないというリスクを再度発生させたくはありません。富士フイルムビジネスイノベーションジャパンにも相談し、私たちの業務に合ったアプリケーションを開発し、社内に定着させていきたいと思います。