お客様導入事例
約340万枚の紙文書を全自動で電子データ化
オフィス賃料年間数千万円削減と
大幅な業務効率化、働き方改革を実現!
約340万枚の紙文書を全自動で電子データ化。オフィス賃料4,000万円の削減と大幅な業務効率化、働き方改革も実現!

事例の概要
- 契約や与信に関する膨大な紙文書の保管のために大きなスペースやコストが必要に
- 社内での紙文書のやりとりに手間や時間がかかり、業務効率化のボトルネックに
- 紙文書がなければ仕事ができない業務もあり、リモートワーク化・働き方改革が進まなかった
- オフィススペースを整理した結果、ビル1フロア分、年間数千万円の賃料を削減でき、オフィスのフリーアドレス化も実現
- リモートワークでも過去の文書を確認できるようになり、働き方改革が大きく進展
- 遠方の拠点との紙文書のやり取りがなくなるなど、業務が効率化した
- 総計340万枚の紙文書を全自動でPDF化し、OCRによってテキスト検索可能なデータに変換
- データ化作業の最中に文書が必要となった場合、それを優先的に電子化し、クラウドを通じて参照できる機能も提供
事例の詳細
事業内容を教えてください
導入前はどのような課題を感じていましたか
リース事業は、法律で定められたものも含めて契約・与信関係の文書が大量に発生するのに加え、契約期間も長期にわたるため、当社では過去の膨大な紙文書が各拠点内のキャビネットでは収まりきらず、文書管理センター(倉庫)を設けて保管しています。リピートのお客様の場合、与信確認時に過去案件の文書を取り寄せて確認する必要がありますが、文書管理センターとのやりとりは週2回の社内定期便で行うため、手配の手間や現物が届くまでのタイムラグが発生するなど、紙文書の存在は迅速に業務を進める際のボトルネックとなっていた部門もありました。
そんな中で起こったのがコロナ禍。出社制限が求められる一方で、「紙文書がなければ仕事ができないからリモートワークは無理」といった声が、部門を問わず上がってきました。以前から検討を進めていた働き方改革がいよいよ待ったなしという状況になり、さらに電子帳簿保存法対応の必要にも迫られ、抜本的なペーパーレス化・ストックレス化に取り組むこととなったのです。

業務部長 飛鳥田 規一 様
導入の決め手を教えてください
大量の紙文書をデジタル化するサービスを検討する中で、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから提案を受けたのが、「スキャニングサービス」。これは、紙文書を留めているクリップやホチキスを外し、スキャンしてPDF化した上で、全文OCRによってテキスト検索可能なデータにする――しかも、それらの工程がすべて富士フイルムRIPCORD社の最新のロボティクス・センサー技術で自動化されているため、大量の文書が短納期で電子化できるというサービスでした。
プレゼン段階からPDF化した文書をどのように活用するかなど、実務に沿ったアドバイスをいただいたことと、同サービスの豊富な実績とともに、以前から複合機などのサービスを通じて築いてきた信頼感などが決め手となり、別にもう1つ候補としていたサービスとも比較検討の結果、「スキャニングサービス」を導入することとなりました。
実際の導入に当たっては、全国の拠点でどのように取り組むかに関する綿密な計画立案や、現場の説明への同行など、信頼できるパートナーとして最後まで伴走してもらえました。拠点ごとに文書管理基準が異なる場合などにも柔軟に対応してもらったり、各拠点から寄せられる多くの問い合わせに一つひとつ丁寧に応えてもらったりと、本当に助かりました。
今回対象とした文書は、本社と全国の拠点および文書管理センターで総計340万枚にも及ぶものでしたが、2期に分け順次作業を進めて完了しました。
なお、作業プロセスにおいては現物の文書を預けてしまって当社側にない期間がどうしても発生するわけですが、「スキャニングサービス」では、預けている文書の閲覧が必要となった場合にそれを優先的に電子化し、クラウドを通じて参照できる機能も提供されており、頻繁に活用させてもらいました。この機能がなければ与信・稟議などの業務が滞ってしまったことでしょう。
導入後の効果について教えてください
作業が完了したデータはハードディスクに収めて納品され、当社で運用している業務システムに「文書ライブラリ」を作って保存しました。同時期にワークフローの導入など社内の業務がデジタル化したタイミングだったこともあり、課題もゼロではありませんが、スムーズに移行し活用されています。
目に見える効果として最も大きいのは、紙文書保管のスペースとコストの削減です。もともと本社・東京支店はオフィスビルの3フロアを使っていましたが、契約・与信関係の紙文書を保管していたキャビネットなどの大多数がなくなったのを機にオフィススペースの整理・統合などを行った結果、1フロア分が不要になりました。これによって、年間数千万円の賃料が削減できたのです。さらに、この機会にオフィスのフリーアドレス化を行い、新たにフリースペースやリモート会議用ブースなども設置して、より働きやすく風通しのよいオフィス環境を実現しました。フリーアドレス化にあたっては、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの本社オフィスを見学させていただき、新しいオフィス環境がどのようなものになるのか、細かな部分まで確認できたことが大いに役立ちました。
オフィス外からでも文書が閲覧できるようになったことで働き方改革も大きく前進。営業担当者が出先から過去の文書を確認したり、リモートで事務作業を行ったりすることも可能となりました。また、部店をまたいだ契約の場合でも、以前なら拠点間で必要な紙文書のやりとりをしていたところが、データで迅速に閲覧することができるようになるなど、業務の効率化にもつながりました。

情報システム部長 吉野 具紀 様
「スキャニングサービス」はどのような企業におすすめですか
ファイナンス業務ではさまざまな調査に伴って大量の文書が発生しますから、そうした企業では当社と同様の課題を抱えている場合が多いのではないでしょうか。他業種であっても、会社の歴史が長くビルの老朽化などでオフィス移転を検討しているような会社であれば、そのタイミングで過去の紙文書を短期間で高品質なデジタルデータにしてくれる「スキャニングサービス」を活用して、スペース削減と業務効率化を図る意味は大きいと思います。
さらなる活用や今後の取り組み予定について教えてください
契約・与信関係の文書については、今回、既存の紙文書が一気にデジタル化され、今後はその延長線上で逐次デジタル保存していくことになっています。どんな業務も相手のあることですから、まだ紙の文書を郵送でやりとりするなど従来のやり方を継続せざるを得ない部分は残りますが、今回のペーパーレス・ペーパーストックレス化を起点にさまざまな業務のデジタル化が検討されるようになり、全社的なDX推進のきっかけになりました。富士フイルムビジネスイノベーションには、これまでも最新の製品・サービスについて紹介・提案をしてもらっていますが、これからも当社のさまざまな課題の解決に向け、一緒に議論しながら伴走してくれるパートナーであってもらえたらと願っています。

(左から)
三菱電機フィナンシャルソリューションズ株式会社 情報システム部長 吉野 具紀 様
三菱電機フィナンシャルソリューションズ株式会社 業務部長 飛鳥田 規一 様
富士フイルムビジネスイノベーション 有田 諭史
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導入ソリューション
企業プロフィール
三菱電機フィナンシャルソリューションズ株式会社
- 業種
- その他金融業
- 事業内容
- リース・クレジット事業を中心に企業向け設備・機器、ビル設備・環境商品、自動車、アウトソーシングなど幅広い製品を提供
- 従業員数
- 383名(2024年3月31日現在)
- 本社所在地
- 〒141-8505 東京都品川区大崎1丁目6番3号
※掲載内容は2025年1月時点の情報です
三菱電機グループの製品・サービス群に、三菱HCキャピタルの金融ノウハウを融合した三菱電機グループ唯一の総合ファイナンス会社です。リース事業を主軸に展開し、企業向け設備・機器はもちろん、ビル設備、環境商品、自動車など幅広い製品を提供しています。東京の本社・東京支店を含め全国10拠点で、顧客数127,000ユーザー※という多くのお客様とお取引させていただいています。 ※2024年3月現在。ファクタリング、コレクティングを除く