- 請求書処理を電子化し効率化したい企業
- メールと郵送で受領する請求書を手作業で処理するのが煩雑だった
- 1件の処理に30分から1時間かかり、月600件の処理に対応するには人手が足りなかった
- 請求処理が効率化され、1件あたりの処理時間を24%短縮
- 業務量削減とミスや手戻りを減少
- メールや紙文書で来たファイルのPDF化やOCR処理、システムへの入力作業を自動で行えることで、業務効率が改善できると見込んだため
- 担当者の進捗状況が可視化され、進捗管理がしやすくなるため
鈴木 竜也
当社は富士フイルムビジネスイノベーションおよびその子会社をサポートする会社で、販売事務や営業バックオフィス、コンタクトセンターなどの業務を担当しています。販売事務や営業バックオフィス業務では、契約・請求・代金回収に関わる事務処理を行い、経営資金の効率的な運用支援や、契約や請求、支払支援などのさまざまな業務に対応しています。さらに、営業の生産性向上を目指し、稟議申請や契約書作成、計上処理などを支援しています。また、コンタクトセンターでは、24時間365日のサポート体制を構築し、お客様の業務を止めないようサポートを行っています。
藤井 裕子
請求書処理業務の煩雑さと時間のかかる作業プロセスに課題がありました。郵送またはメールで届いた請求書は担当者に振り分けをし、紙の請求書は電子化、電子で届いたものも含めてファイル名をルール通りに変更するといった手間のかかる作業が多くありました。また発注台帳との突き合わせや支払システムEsker*1への入力もすべて手作業で行われていたため、1件の請求書処理に30分から1時間かかりました。また、処理件数が毎月600件にのぼり、4名（繁忙期は5名）の担当者がその対応に追われていました。このような煩雑な作業プロセスに加え、進捗管理も個人ベースで行われていたため、どこまで作業が進んでいるかの把握が難しく、担当者間での作業のバラつきやミスが多発していました。
- *1 Esker：請求書の支払に関する業務プロセスをデジタル化したEsker社のクラウドサービス
導入前の課題
導入を決定した理由は、請求書の取り込みから支払情報のデータ作成、請求書の保管までの一連の流れを簡単に行えるため、業務効率の改善が期待できることです。具体的には、紙や電子の請求書を自動的にPDF化するとともにOCR処理で支払い情報を自動抽出し、FUJIFILM IWproにすることで、手作業の手間が削減されます。さらに、全員で同じ情報を共有しつつ、進捗状況を把握できる点が大きな魅力でした。
最初に、紙や電子で届いた請求書はすべてPDF化し、FUJIFILM IWproに取り込みます。次に、OCRで支払情報が自動で抽出されるので、内容確認（必要に応じて修正）を行うことで支払情報が確定します。確定した支払情報はkintone*2で構築した台帳に登録されるとともに、請求書はSharePoint*3に格納され一連の処理が完了します。この一連のプロセスがFUJIFILM IWpro上のタスクナビゲーションバーにあるボタン操作だけで行うことができ、これまで手作業で行っていたタスクが半自動化されました。
- *2 kintone：ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるサイボウズ社のクラウドサービス
- *3 SharePoint：Microsoft社が提供するクラウドベースの情報共有および文書管理プラットフォーム
FUJIFILM IWproの導入により、請求書1件あたりの処理時間が短縮され、24%の効率改善が見られました。実際に使用している担当者からは、「メール添付文書の自動取り込みとPDF化が便利」「進捗状況が分かりやすくて作業分担がしやすい」「OCR処理後の確認や訂正が隙間時間で行えるので作業効率が向上し、ミスや手戻りも減少した」といった意見も上がっています。
請求書に限らず、さまざまな書類をファクス、紙、メールで受領し、一元化した管理が求められるような部門に適しているのではないでしょうか。当社ではメールで送られたファイルを自動で取り込み、その後にOCR処理するようにしているため、当社の担当者からは入力の手間が大きく減少したと喜んでくれていますので、このようなお客様や部門におすすめだと感じています。
また、効率化をする際に大規模なシステム構築は難しいが、まずは試したいというお客様に適しているのではないでしょうか。FUJIFILM IWproは1ヶ月ごとのライセンス契約なので、スモールスタートで業務効率化に挑戦したい場合にぴったりだと思います。また、当社はFUJIFILM IWproとkintoneを連携させていますが、その他にもさまざまなシステムとも連携可能なので、導入済みのシステムと連携させて業務を効率化したいというお客様にもおすすめです。
請求書処理のさらなる効率化を検討しています。現在は、請求書の支払業務を行うEsker 利用の際には、担当者が手動で入力しています。この作業を、RPAを活用し、kintone内の支払情報をEskerへ自動入力を行う取り組みにチャレンジしています。これにより、Eskerへの入力にかかる時間を短縮することができますので、大幅な業務効率化が実現できると考えています。
また、請求書以外の注文請書などについても、FUJIFILM IWproのOCR機能を活用して、担当者が手作業で入力していることを自動で入力できないか検討しています。複数の書類に対しても柔軟に拡張できる強みを生かし、さまざまな業務の自動化や効率化を推し進めたいと思います。
カストマーコンタクト部 第三統括センター 鈴木 竜也
カストマーコンタクト部 第三統括センター 藤井 裕子
サービス企画部 水口 陽友
- 業種
サービス業
- 事業内容
販売に関する契約業務および売上管理業務の代行、コンタクトセンター業務、営業バックオフィス業務など
- 所在地
〒160-0023 東京都新宿区西新宿5-1-1 住友不動産新宿ファーストタワー
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- * 掲載内容は2025年2月時点の情報です
