当社は、「1人でも多くのファンを増やすこと、お客様の満足度を向上させること」を目標にしています。しかし、今までは受注前の引き合いと見積もりのプロセス管理が属人化していたため、さまざまな問題が発生していました。特に単発の依頼が多く発生する特注品事業部で顕著に現れていたため、そこから業務改革に着手しました。
特注品事業部では、引き合いが1か月で約5,000件あります。主にファクスやメールで、見積依頼書と図面などの付随文書が送付され、それら全てを印刷して管理していたため、紙が膨大となっていました。図面は差し替えがかなり発生しており、最新の図面が分からなくなるなど、版管理がきちんとできていない状況でした。さらに、案件ごとの書類を担当者に任せていたので、紛失してしまうことがありました。また、終了した案件の書類は、一定期間保管したのち捨てており、過去の案件のデータやノウハウを活用できていないことも大きな課題でした。
文書管理ツールを導入することで、これら紙中心の非効率な運用方法から脱却し、業務品質を向上したいと考えました。

元々付き合いがあったシステムベース社から導入している基幹システムを軸に、図面などの文書を管理する仕組みを考えていました。ArcSuiteは他システムと連携することが可能なため、基幹システムに登録されている案件情報も連携することができ、その点が魅力に感じました。また、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの複合機を導入しており、もっと活用方法を広げたいという思いもありました。誰もが使い方に慣れている複合機を活用することで、ArcSuiteに文書を自動で格納することができるのも大変便利でした。このように、既存の資産を無駄にすることなく、再活用できた点が大きな決め手でした。

私たちは今回、主に図面の管理でArcSuiteを使っています。仕様変更による図面差し替えが何度も発生する製造業や建設業など、文書の版管理に苦労している企業で活躍するソリューションなのではないでしょうか。また、基幹システムにArcSuiteを連携することでシステム全体の利便性が上がったため、システム同士の連携もぜひ検討してほしいですね。

特注品事業部では、今回ペーパーレス化の一歩を踏み出すことができました。次のステップとして、データの再活用を促進するシステムを、既存システムと連携しながら構築したいと考えています。具体的には、膨大な図面の中から類似する図面・形状を検索するシステムです。キーワード検索ではなく、図面の形状から検索できるので、図面検索の利便性が向上すると考えます。また、SDGsやDXの観点から、他の部署でもペーパーレス化を促進したいと思っています。 当社はDXをさらに加速させたいので、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、「このソリューションを使ってこうしたら上手くいく」などの改善提案を積極的にしてほしいと思っています。今回難しい要望もほぼ全て実現していただけたので、引き続きDXパートナーとして相談させていただきます。