ArcSuiteは、企業のさまざまな課題解決に向け、弊社が現場で培ってきた知見をもとに開発したWeb統合情報管理システムです。
文書や図面にとどまらず、個人のノウハウや複数のタスクにまたがる作業の経緯もわかりやすく可視化しながら管理・共有できる場をネットワーク上に構築します。高い競争力が求められる企業活動を、強力にバックアップします。
「文書管理」「ワークフロー」「コラボレーション」「Evidence Tracker」の4つの視点で構成されたシステムです。これらの機能を組み合わせて、情報の共有と伝達を、セキュアに、効率的に実現します。
文書や図面の管理にとどまらず情報の再活用を促進させること。管理体系の可視化と豊富な検索機能を備えることで、企業の情報活用を活性化します。
キャビネット/ドロワー/フォルダー/ドキュメントといった階層構造でファイルを管理できます。版管理や履歴管理により、修正・変更の過程が容易に把握できます。
Microsoft Windowsのデスクトップ環境と同じように、文書の登録や取り出しがドラッグ＆ドロップで行えます。また、ドキュメントスペース上の文書を直接編集したり、属性を一括更新することも可能です。
文書や図面に付与された文字列、日付などの属性から、目的の文書を検索できます。また、全文検索時のキーワードを検索結果でハイライト表示することも可能です。
外部のファイルサーバー*2 で管理されている情報を定期的に収集し、データベースへコピーまたはキャッシュとして登録。これにより1回の操作で複数のサーバーを横断して検索できます。
文書の種類や作成者など、文書の属性を利用して階層表示を自在に変えられます。管理方法や利用シーンに合わせて複数の異なる視点での表示が可能。部門ごとにユニークな文書体系で管理できます。
- *1 Startモデルは非対応、Standardモデルはオプション、Enterpriseモデルは標準。
- *2 フォーマット形式はWindowsのNTFS形式。
ドキュメントや図面等を、業務の流れやメンバーのコミュニケーションに紐づけて管理可能にすることで、さまざまなシナジーを創出します。
作業アイコンをWeb上でドラッグ＆ドロップするだけで、複数ルートでの合議や条件による分岐、ドキュメントスペースへの文書登録やメール通知など、ワークフローを簡単に設計できます。各ステップでの入力フォームもエディターを使って簡単に設計できます。
進捗状況は、ワークフロー上からグラフィカルに確認できます。また、代行者設定により不在中の代理承認も可能です。
コラボスペースのタスクをフローに組み込むことができます。これまで個々に行われていた相談や確認、事前の打ち合わせといった活動もワークフローの中に組み込み、共有することが可能です。
メンバーに向けたメッセージや活動状況報告、メンバー相互の連絡などを掲示板に書き込めます。業務に関連ある電子文書、URLも掲示板にアップ可能。各自が収集した情報をメンバー全員で共有できます。
コラボレーションによって得られた文書を、再利用可能な情報としてドキュメントスペースに登録できます。コラボスペースからドキュメントスペースに登録された文書は、メンバーや経緯など、後から情報をたどることが可能です。
メッセージやドキュメントのほか、テーマに関連の深い「人」の検索も可能です。また、アクセスランキングにより、利用度の高いドキュメントやキーパーソンを見つけやすくなります。
文章上に追記されたコメントを、他のメンバーが閲覧している文書に自動的に反映。コメントはメールでも送信されます。マニュアルなどのレビューを複数のメンバーで行う場合にも有効です。
- *1 Startモデルは非対応、Standardモデルはオプション、Enterpriseモデルは標準。
業務で発生する文書を基に、業務プロセスの見える化と業務プロセス視点の文書管理を実現。随時発生する文書も、過去に保存された文書も業務プロセスに紐づけて俯かんし、容易に再活用できます。
業務プロセス上で発生する紙文書、ファクス文書、電子文書から、基幹業務システムデータに至るまで、証跡の登録、閲覧、ダウンロードなどの一連の操作を業務プロセスビューから行えます。業務全体の進捗状況と業務プロセスごとの実行状態、進捗割合を表示できます。
基幹業務システムとの連携で、新規案件情報などをEvidence Trackerに自動的に反映できます。また、ワークフローオプションと連携し、業務プロセスのワークフロー承認が下りると同時に業務プロセスビューに反映することも可能です。
登録用QRコード付カバーシートを出力できます。カバーシートを表紙にして当社複合機からスキャンするだけで*2 、直接ArcSuiteに登録可能。また登録状況はEvidence Trackerにすぐ反映できます。
業務プロセスごとに必須または任意で必要な証跡を表示可能。業務ルール（納期、手順）を徹底するとともに、作業モレを確認できます。また、過去の業務で作成された文書の手続きや内容を閲覧したり再活用を可能にすることで、業務のQCD向上に貢献します。
業務プロセス定義であらかじめ設定された日程以内に業務が完了しないと、アラートが表示されます。
初期設定ツール画面に必要事項を入力するだけで業務定義を作成可能。また、ArcSuiteの証跡格納用フォルダーも簡単に作成できます。
- *2 別売のEvidence Entry 4.0が必要です。
多彩な連携機能や、充実した管理/セキュリティ機能により、セキュアで、効率的なドキュメントの管理、活用環境を提供します。
複合機や、アプリケーションソフトウェアと連携することで、より使いやすく便利になります。
当社複合機のスキャナー機能を「Evidence Entry」と組み合わせ、紙文書をコピー感覚で登録できます。
- * 別売ソフトウェア。
大量文書にも「ArcSuiteキャプチャリングサービス」、「ArcSuiteドキュメント一括操作ツール」を使用すれば、大量の文書も一括で登録できます。
使い慣れたDocuWorks Desk上から、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に文書を登録したり、ドキュメントスペース内の情報を確認・編集することができます。
- * オプションのArcSuite連携フォルダ for DocuWorksが必要です。
Working Folderと連携し、文書の共有環境を簡単に用意することができます。ArcSuite上で公開したい文書をWorking Folderと同期するフォルダーに格納することで共有することができます。協力会社や現場といった社外との文書や図面を共有することができます。
- * ArcSuite 4.0 連携オプション for Working Folderライセンスが必要です。また、別途Working Folderの契約が必要です。
強固なセキュリティーを確保しつつ、システム管理者の負担にも配慮した機能を装備。効率的な運用により、本業に集中できる環境を提供します。
登録文書には、属性情報やバージョン管理、閲覧・印刷などをコントロールできるアクセス権を設定可能。また、ダウンロード後の文書の編集禁止や印刷禁止といった操作の制限も細かく設定できます。
アクセス権を「ロール（役割）」で管理することにより、所属部署など既成の組織に含まれないメンバーにも容易に付与できます。メンバーの異動の際にも、メンバーにロールを設定するだけで済みます。
閲覧者のアクセス権に応じて制限をかけたPDFやDocuWorks文書に変換します。ブラウザ内に表示したビュー上での印刷や転記の操作を制限し、情報漏洩を抑制できます。
保存した文書に対する電子署名、タイムスタンプの付与/検証により、文書の改ざん検知と原本性の検証が可能になります。XAdES、PAdESにも対応。PAdESでは、タイムスタンプが1ファイル内で完結するうえ、Adobe® Reader®で参照でき、原本を広く配布したい場合に便利です。
「版管理」を利用すれば、新しい情報が追加される度にバージョンが上がり、最新版や旧版といったスタンプを文書に追加できるようになります。履歴を一元的に把握でき、次工程のミスや事故を抑止します。
- *1 オプション
キャビネットやドロワーに登録されている文書数がどれくらいあるか、どういったファイルが保管されているかを簡単にCSV形式でレポート化。図書利用計画などが立てやすくなります。
管理者が設定したルールを登録文書に適用して、文書のライフサイクルを自動管理できます。保管期間が終わったドキュメントは利用頻度に応じてアーカイブ保存。また、保存データは「更新/閲覧できないが検索できる状態」としたり外部メディアにバックアップすることも可能です。管理の効率化とディスク容量の削減に貢献します。
- 日時設定
- 文書の公開
- 保管期限設定による文書の削除/移動
- 担当者へのメール通知
…などを自動化
操作を監視し、必要に応じて管理者に通知できます。アカウントロック通知機能に加え、大量のダウンロードなどの一般操作の監視/通知機能を搭載しています。
ArcSuiteが提供する文書管理機能およびタイムスタンプ機能*2 は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」の製品認証*3 を取得しています。 JIIMA認証を取得したソフトウェアやソフトウェアサービスを適正に使用することで、税務処理業務を行うことができます。 詳細は「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。
この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
- *2 有償オプションです。
- *3 令和3年改正法令基準。
