課題はプロジェクトの契約前と契約後に1つずつ、合わせて2つありました。
1つ目は契約前に、背景や立場の異なる複数のステークホルダーに向けて説得力の高い提案書を作成し、契約率を向上させることです。当社が携わる設計の比重が、戸建て住宅から共同住宅や学校の建設に移行するにつれ、提案を聞いていただくステークホルダーの数が急激に増えました。例えば、戸建て住宅であればお客さまは住居人のみですが、学校の新校舎の建設の場合、学校の事務職員、校長、管掌する教育委員会の担当者・決裁者など、およそ4つのレイヤー・約20人のステークホルダーと関わることになります。これらのステークホルダーはそれぞれ、設計の専門技術などについての知識量や、面談などで直接コミュニケーションが取れる回数が大きく異なるため、それを前提として全員を説得できるような訴求力のある提案書を作成する必要があると感じるようになりました。
2つ目は、契約後にこれらのステークホルダー全員を巻き込みつつ、プロジェクトを円滑に進めることです。これまでは、設計の専門技術に関して知識がある担当者向けの提案書を、白黒印刷で全てのステークホルダーに渡していました。提案書に入れる設計図も白黒の平面図のため、建物の完成イメージを初期の段階で全員が共有することが困難でした。そのため、プロジェクトがある程度進み、建築物が具体化された段階にならないと全員での議論ができず、要望や差し戻しが発生してもすでに後戻りができないほどプロジェクトが進んでしまっていることもありました。これを防ぎ、ステークホルダー全員の合意を得ながら円滑にプロジェクトを進めるためには、早い段階で建築物の完成イメージを正確に伝え、理解を得る必要があると考えました。

契約前と契約後、両方のフェーズにおいて、立場や背景の違う多数のステークホルダーの合意を得るためには、建築物のイメージを早期に、かつ正確に伝える必要があります。その手段として、高画質・高精細に表現されたパース図^※で提案することが適切だと考えました。また、お客さまの満足度向上を目指して、世の中の“普通レベル”を超えたクオリティーの成果物（提案書）を作成したい、という想いも強くありました。
そこで、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンの提案を受けて、それまで提案書の出力に使っていたオフィス用の複合機を、印刷機と複合機の二役を兼ね備えた上位機種「ApeosPro」に入れ替えました。これにより、印刷のプロ並みの仕上がりを期待できるようになりました。 ※ 目で見たままを平面に書き写すために、一点透視や二点透視による遠近法を用いて描かれた図のこと

ApeosProでパース図の色が鮮やかに出力できるようになったことで、パース図を活用する回数が増加しました。すると、専門技術について知識がなくても建築物の完成イメージを共有できるようになり、白黒の平面図を提出していた時と比べて、ポジティブ・ネガティブ含めて早い段階で反応をもらえるようになりました。それを踏まえてプロジェクトを進行していくことで、打ち合わせの際に、参加者の一体感がより強くなったと感じています。さらに、ステークホルダー全員の意見を取り残すことなく、早期から反映できるようになり、結果として満足度向上にもつながっていると考えています。