支出管理クラウド TOKIUM : 特長

TOKIUMインボイスとは TOKIUM経費精算とは TOKIUM請求書発行 TOKIUM契約管理 TOKIUMインボイス・経費精算が選ばれる6つの理由

TOKIUMインボイスとは

請求書受領業務自動化クラウドサービス

請求書の形式を問わずに代行受取しスキャンによる電子化と、専任オペレーターによりデジタルデータ化を行います。
電子データ、デジタルデータの請求情報はクラウド上に保管されユーザーは自由にデータの入手が可能となります。

TOKIUMインボイスで、申請者・承認者のみならず、経理担当者の業務時間の短縮にお役立ていただける主な機能は以下になります。

機能1 ：請求書の代行受取り・スキャン

TOKIUMがあらゆる請求書を代わりに受取り、電子化！

紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行。郵便物の仕分け、開封の手間も無くなります。メール添付やシステムからダウンロードする請求書も取りまとめ。一元管理で請求書業務を効率化します。
経理部に届く紙の請求書が一切なくなり、TOKIUMインボイス上で一元管理できるため、請求書の到着の待ち時間、請求書システムからダウンロードをする手間、部署担当に提出を催促する業務から解放されます。

紙、メール、システムなど形式を問わず請求書を代行受領
TOKIUMインボイス上で受領した請求書はオペレーターが入力代行
請求書のデータ化作業は、24時間365日稼働
OCRでは不可能な「99%」以上の高精度な読み取りを実現
専任のベリファイ担当^*1 による2重チェックで入力品質を担保
*1 ベリファイとは、1人目のオペレーターが入力したデータと2人目のオペレータが入力したデータが完全一致する場合のみデータ化する入力方式。

機能2 ：国税関係書類の保管

請求書・領収書だけではなく、電子帳簿保存法の対象となる全ての国税関係書類の保管・検索が可能！

請求書・領収書だけでなく、契約書・納品書・見積書などのあらゆる国税関係書類を電子帳簿保存法に準拠して保管することが可能です。また、自社での作業が面倒な検索項目の入力もTOKIUMで自動入力されるため、法対応による追加の業務負担を回避できます。

全ての国税関係書類の一元管理
紙、メール、システムなど形式を問わず国税関係書類を代行受取り
TOKIUMインボイス上で受領した国税関係書類はオペレーターが入力代行
データ化作業は、24時間365日稼働
OCRでは不可能な「99%」以上の高精度な読み取りを実現
お取引先様には送付先を変更いただくのみで、変更連絡も代行
専任のベリファイ担当^*1 による2重チェックで入力品質を担保
*1 ベリファイとは、1人目のオペレーターが入力したデータと2人目のオペレータが入力したデータが完全一致する場合のみデータ化する入力方式。

機能3 ：会計ソフト連携

承認された仕訳データは、お使いの会計ソフトに自動連携！

TOKIUMインボイスで承認された仕訳データは、お使いの会計ソフトの取り込み形式に合わせてCSVファイルで出力することができ、そのまま会計ソフトにインポート可能です。ダウンロードしたCSVファイルを経理部で修正する手間もありません。

以下、連携可能な会計ソフトの一例です。

勘定奉行
SAP
PCA
NetSuite
GX
財務大将
法定調書奉行
SuperStream-Core
MJS ACELINK NX-CE
PROCES.S
建設大臣

Company
freee
SMILE BS
弥生会計
TKC
ZAC
TECHS
GEMPLANET
MJSLINK NX-I
ProActive

SuperStream-NX
GLOVIA
OBIC
発展会計
会計王
COM
ACT-NetPro
MFクラウド会計
Microsoft Dynamics AX
JDL IBEX出納長net

機能4 ：電子帳簿保存法対応

JIIMA認証を取得済みで、タイムスタンプなど電子帳簿保存法に完全対応！

TOKIUMインボイスは「JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）」を取得しており、電子帳簿保存法に完全対応しています。
記載内容の自動データ化や、データの改ざんを防止するタイムスタンプ機能も標準実装されており、法対応に伴う追加の業務負担はありません。
また、領収書や請求書だけでなく、全ての国税関係書類で同時に電帳法対応することができ、書類ごとに管理方法を変える手間もありません。

過去書類の検索機能
改ざん防止のためのタイムスタンプ機能
請求書データを「99%」以上の高精度なデータ化
JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）取得済み

機能5 ：自動仕訳機能

過去の履歴に基づく自動仕訳により、仕訳業務の手間を削減！

請求書画像の確認と仕訳入力作業が同一画面上でできるため、請求書原本と入力システムを交互に見ながら作業する手間がなくなります。また、過去の履歴から自動で仕訳の生成が可能なため、仕訳業務そのものを効率化できます。
さらに、同一画面で申請に進むことができ、事前に設定したワークフローが条件に応じて自動分岐するため、都度申請フローを選ぶ必要もありません。

請求書画像の確認と仕訳入力作業が同一画面上でできる
過去の履歴から自動で仕訳の生成が可能
仕訳作業をした同一画面で支払い申請が可能
ワークフローが条件に応じて自動分岐

機能6 ：未着請求書の確認機能

取引先ごとの請求書受取り有無の確認により、請求書の受取り漏れを防止！

TOKIUMインボイス上に請求書がデータ化された段階で、各種項目での検索が可能となっているため、探したい請求書をすぐに探すことができます。また、取引先ごとに指定の期間内に請求書が届いているかどうかを自動確認できるため、請求書の受領漏れを防ぐこともできます。

請求書情報の検索
取引先毎に請求書の未着確認
請求書の自動データ化

法対応にとどまらない、抜本的な業務効率化が可能です。
現状は紙の書類が多いため、完全ペーパーレス化を目指し、法対応に伴う追加業務を省力化したいなら是非TOKIUMをご検討ください。

お困りごと	TOKIUMで解決できること
請求書・納品書・領収書の受領形式まだまだ紙による受領が多い、PDFの受領データもあわせて管理したい	紙もPDFも対応できます
請求書・納品書のフォーマット紙による受領、フォーマットもバラバラなので自社で対処できない	取引先によるバラバラなフォーマットにも対応できます
請求書・納品書・領収書の保管場所仕分けに時間がかかる、保管場所・費用を確保できない	システム上で一元管理し、TOKIUMが紙原本を10年間保管します
インボイス制度への対応検索要件の入力や適格事業所番号の確認、納品書との紐付けをできない	TOKIUMが対応することでお客様の作業は無く自動化を実現できます
電帳法への対応ファイルサーバ保存で電子取引保存対応だけなら何とかできそう	電子取引保存法対応し、同時にペーパーレス化を実現できます
スキャン作業ペーパーレス化だけであれば何とかスキャンしデータ管理できそう	外部委託によりスキャン作業の従業員雇用から解放されます

請求書受領～データ化までのプロセスを完全にペーパーレス化できます。
システムだけでは実現が困難なプロセスも、BPOでカバーするため、本サービスを利用することで、社内業務ゼロ化を実現し、さらに紙の原本保管（10年間倉庫保管）を標準提供します。
導入しやすい価格帯として、6万円/月～で開始できます。

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TOKIUM経費精算とは

TOKIUM経費精算で、申請者・承認者のみならず、経理担当者の業務時間の短縮にお役立ていただける主な機能は以下になります。

機能1 ：スマホアプリで経費精算

スマホでいつでもどこでも経費申請・承認！もちろんPCからも対応可能！

TOKIUM経費精算はスマホでいつでもどこでも経費申請・承認ができる経費精算システムです。リモートワークや移動が多い社員も、スマホで領収書を撮影するだけなので、経費精算のためにわざわざ出社する必要がありません。
また、承認者は、承認依頼をメールとプッシュ通知で受け取ることができます。通知をクリックするだけで経費申請書の承認画面に遷移し、1タップで承認・否認作業が行えます。もちろんPCでも申請、承認ができます。

領収書をスマホで撮るだけで、オペレーターが入力代行
スマホ・PCから場所・時間を選ばず経費申請・承認できる
iOS、Androidアプリどちらも対応

機能2 ：交通費精算

各種交通系ICカード・モバイルSuicaと自動連携！定期区間の自動控除も可能！

TOKIUM経費精算は、Suica・PASMOなどの交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで乗車履歴を自動取得し、経費登録が可能です。モバイルSuicaとの自動連携も可能です。
また、乗換案内「駅すぱあと」と連携をしているため、該当経路を入力するだけで自動的に交通費が算出され、適正ルートのチェックが容易になります。
いずれの場合も、登録済み定期区間は自動で控除されます。

乗車履歴・ICカードの明細取得で手入力を削減
定期区間の自動控除
乗換案内「駅すぱあと」と連携により、経路を入力するだけで金額を自動算出
遠回りルートの交通費かさ増し・申請金額の改ざん防止が可能

機能3 ：領収書画像の自動データ化

スマホで撮影するだけ！領収書を99%以上の精度でデータ化可能！

TOKIUM経費精算では、領収書をスマホで撮るだけで、平均データ化時間約5分、99%以上の精度でデータ化できます。
専任のオペレーター2名がベリファイ入力方式^*1で領収書内容を入力代行しているため、他社で一般的なOCRでの領収書読み取りでは実現できない高い精度でのデータ化が可能です。手書きの領収書、海外の領収書のデータ化も対応しています。

*1 ベリファイとは、1人目のオペレーターが入力したデータと2人目のオペレータが入力したデータが完全一致する場合のみデータ化する入力方式。
領収書をスマホで撮るだけで、オペレーターが入力代行
平均5分で領収書をデータ化

機能4 ：仕訳データは会計ソフトと連携

自動仕訳された経費データはあらゆる会計ソフトと連携可能！

TOKIUM経費精算で作成した経費データは、お使いの会計ソフトへのインポート用にCSVファイルの出力が可能です。各ソフトの取り込み形式とお客様の仕訳条件に合わせて、柔軟にカスタマイズを行うため、出力ファイルはそのまま会計ソフトに取り込むことが可能です。

以下連携可能な会計ソフトの一例です。

勘定奉行
Company
SuperStream-NX
SAP

機能5 ：電子帳簿保存法対応

JIIMA認証を取得済みで、タイムスタンプなど電子帳簿保存法に完全対応！

TOKIUM経費精算は「JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）」を取得しており、電子帳簿保存法に完全対応しています。
検索要件を満たしたデータ保存はもちろん、領収書は専用アプリから領収書を撮影するだけで、自動的にタイムスタンプが付与されます。また、法対応に特化したアラート機能も充実しているので、申請者・経理部の負担を増やすことなく法対応が可能です。