当社は以前から紙を主体とした働き方をしていました。「紙文書をファイリングして書庫に保管するため探すのに時間がかかる」「資材注文などのファクス枚数が多く、ファクス番号も複数あるため違う部門に届いてしまう」「ノート型パソコンを従業員の7割に配布したにも関わらず回覧文書などは紙を持ち歩かないといけないので不便」といった声があり、ペーパーレスの第一歩として2021年にDocuWorksを導入しました。DocuWorksと複合機を使ってファクスをペーパーレスにすることで振り分けも送受信も自席で完結できるようになり、ファクス送受信の紙も半分に減ったことで効率化を実感できたため、次に紙中心のため手間がかかっていた「決裁業務のペーパーレス」に着目しました。DocuWorksに続き、Google Workspace、スマートフォンも導入し、オフィスに居なくてもチャットでやりとりできるなどさまざまな情報伝達が格段に早くなりました。しかし、決裁文書は紙で回覧していたため、「チャットで外出先から『承認する』と連絡しても捺印のためにオフィスに出社せざるを得ない」「回覧文書がデスクに埋もれて探すのに手間がかかる」「誰の手元にあるのかわからなくなり決裁が止まってしまう」といった事象が起きていました。特にコロナ禍では、直接接触をなるべく避けるため、回覧や決裁が必要な紙文書を手渡しではなくオフィス内に設けた「中継地点」に置き、フロアを上下して各々が取りに行く運用にしていました。取りに行かないと放置されたまま止まってしまうこともあり、何とか効率化できないかと考えました。

DocuWorksのトレイ機能は簡易ワークフローとして回覧に使えるため、重要度の低い書類の受け渡しや部門内での回覧であればそれで十分対応できます。しかし当社は、決裁まで複数の部門を回覧し、最終的には役員による決裁が必要な文書も多く、かつ、ガス工事記録など法律で保存が定められ、「誰がいつ承認したか」の証跡管理を求められる文書がありました。そこで阿部文具、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンから紹介されたのがX-point Cloudです。
「誰がいつ承認したか」を証跡管理できるだけでなく、DocuWorksと同様、紙のような入力フォームで、誰でも直感的に使えることに惹かれました。DocuWorksがすでに全社のペーパーレスの標準ソフトとして「資料の束ね」「付箋のコメント機能」などを中心に使われていたため、DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloudでつなげば画面を移動しなくてもDocuWorksのお仕事バーを活用して、添付資料の作成からX-pointの起動までスムーズに利用できることも良かったです。

これまで紙で回していた決裁業務をX-point CloudとDocuWorksの簡易ワークフローを併用して使い分けし、ペーパーレス化しました。今までのやり方を変えたくない、紙のほうが早いと主張する従業員もいたのですが、X-point Cloudでの電子決裁に慣れてもらうために、まずは大半の従業員が対象となる支出負担行為（経費の立て替え）など、経理関係の決裁書類を中心にスタートしています。まだ導入したばかりですが、現在の決裁伝票を電子化した場合、帳票の体裁を整える作業がなくなる、入力漏れが減る、申請から決裁が4日から1日へとスピードアップするなど、処理時間の削減による導入効果は年間で約768万円と見込んでいます。
また、DocuWorksやX-point Cloudを導入して業務効率化できただけでなく、業務全体の流れが見えるようになったため、どこにボトルネックがあるのかも見える化されたのは思わぬ効果でした。例えば、決裁が止まる・溜まるということはその部門・担当者に業務負荷がかかっていることが想定されます。ですので、その業務負荷をどう分散するのか、システムを入れるのか、人を増やすのか、運用を変えるのか、あるいはその業務を根本的に見直しするべきなのかなど、業務の棚卸しができたのは真の意味での効率化への第一歩となりました。

ハンコ文化があり、「誰かが承認した」という証拠を残すことが必要な会社には「誰がいつ承認したか」をトレースできるX-pointでの電子化がおすすめです。また、稟議書などの決裁書類をエクセルで作成・管理している会社であれば、同じようなレイアウトで使えますので電子化の違和感がなくなじみやすいです。一方、部門内での重要度の低い書類であれば、DocuWorksのトレイ機能でスタンプを押してスピーディーに回覧することもできますので、目的と用途によって使い分けするのが良いと思います。

まずは社内決裁の電子化を定着させ、次のステップとして社外決裁の電子化を進めたいです。具体的には、電子サインサービスとDocuWorksを連携させ、社内での作成・回付・承認から社外との合意取り交わしまでを全て電子化することを視野に入れています。
定期的に契約を取り交わす相手先であれば、電子契約への移行の合意も得られやすいと考えており、最初はそこから始め、徐々に対象を広げて行くことを想定しています。
当社はこれまで、ステップを踏んでデジタル化、電子化を進めてきました。新しい仕組みを入れると、やり方が変わることで一時的に負担を感じる人や、作業量が増える部門も出てきます。しかし、大事なのは「会社全体としてムダがなくなり仕事が楽になること」です。社内での定着や運用の改善が進めば、デジタル化・電子化が「仕事を楽にする」との実感をもたらし、会社全体としての業務負荷の削減につながります。
阿部文具、富士フイルムビジネスイノベーションジャパンには、今後も当社の「真の効率化」に向けたサポートをいただければと思っています。