なにかと外出が多い営業担当者様向けには、 [営業担当者別] x [お客様別]のドロワー・フォルダー構成がぱっと分かりやすく、また使いやすくて便利です。文書を持ち歩く必要もなく、安全なモバイルワークが実現できます。
複数の部署をまたがるプロジェクトなどの文書共有場所としても、あんしんドロワーはオススメです。部署によって文書管理ルールなどが異なるケースもあり、しっかりとでもカンタンに運用したいときなどはとても便利です。
文書公開は各文書が格納されているドロワー・フォルダーから直接利用することが可能ですが、文書の保管／管理が目的ではなく、文書の共有／授受が目的の場合は、文書公開専用のフォルダーを作成するのがオススメです。
公開期限が切れた文書をまとめて削除することができたりと運用管理が効率的に行えます。
Working Folderのジョブフロー連携機能を利用すれば、FAXをより便利で、快適にご利用いただけます。
複合機で受信したFAXを電子データに変換し変換後の電子データは自動でWorking Folderにアップロードされます。
さらに、アップロードされたことをメール通知で知らせることができ、都度確認する手間が省けて効率的です。
- * 対象複合機機種の最新情報については、当社ホームページをご覧ください
設計事務所が作成した設計図面をFAXで施工会社と文書共有。
ジョブフロー連携を利用すると、受信したFAXをWorking Folderへ自動でアップロードすることも可能です。
（※事前の設定により紙出力も選択可能です）
- やりとりする文書の例：設計図面など
本部と現場の情報共有もWorking Folderならカンタンです。
屋外での文書確認はタブレットなどを利用することで、都度印刷も不要で、いちいちノートパソコンを開く必要もありません。
事前にメール通知を設定しておくと、新着文書をメールが教えてくれて業務効率がアップします。
- 利用機能：メール通知
- やりとりする文書の例：技術仕様書、設計変更指示、日報など
登記申請に必要な文書もWorking Folderで共有。
法的手続きに必要な書類は膨大であるためデータ容量も大きくなりがちです。
そんなときは、文書公開機能を利用することで、メール添付なしで文書の共有が可能です。また、パスワードが設定が可能ですので、必要に応じて設定することで、セキュリティも強化できます。
- やりとりする文書の例：建設確認済証、工事完了引渡証明書など
小売業者からFAXで送られてくる注文書はジョブフロー連携を利用しWorking Folderへ自動アップロード。日々発生する注文書の出力を廃止することで、印刷コストの削減が可能です。
加えて、事前に小売業者ごとに注文書の格納先を振分け設定しておくと、仕分けが自動で行われ、より効率的な注文処理が可能になります。
- やりとりする文書の例：注文書など
小売本部で決定されたキャンペーン情報や、各種連絡事項などの情報も本部-店舗間で共有できます。事前に格納用のフォルダーを店舗別や用途別、情報別に作成しておくことで、より分かりやすい運用が可能です。
一方、一斉配信用のメーリングリストで運用している場合は、文書公開機能の利用が便利です。メール添付することなく文書を共有でき、必要に応じてパスワード設定も可能でセキュリティも安全です。
店舗間の情報アクセスを制限したい場合は、各ドロワーに店舗別のアクセス権を設定することにより制限できます。
- 利用機能：アクセス権設定、文書公開
詳細はこちら
【Working Folder 管理者ガイド】 - やりとりする文書の例：キャンペーン情報、業務連絡など
各店舗から本部への情報共有もWorking Folderが便利です。
当日の売上レポートや業務日報も店舗ごとのドロワー／フォルダーへ格納することで情報の集約、一元管理が効率的に行えます。
- やりとりする文書の例：売上レポート、業務日報など
設計業務などの一部を外部の協力会社などにアウトソースしているメーカーも多いと思います。協力会社からFAXで送られてくるケースの場合は、ジョブフロー連携機能が便利です。
受信されたFAXが自動で電子化され、自動でWorking Folderへアップロードされます。
受信の都度印刷する必要がなく、出力コストも削減できます。
- やりとりする文書の例：設計図面など
海外の生産拠点との情報共有にも、Working Folderが便利です。 設計図面に仕様変更が生じたケースなどは、迅速に変更指示が可能です。クラウドサービスの強みを活かし、インターネット環境があれば簡単に情報共有ができます。
紙に書き込んだ指摘事項などをそのままフィードバックしたいときなど複合機でスキャンすることで、Working Folder経由で共有することが可能です。
- 利用機能：複合機スキャン連携
詳細はこちら
【Working Folder 管理者ガイド】
【Working Folder ユーザーガイド】 - やりとりする文書の例：設計図面、変更指示など
外出先での担当顧客への営業活動においても、Working Folderが便利です。営業という職種上、提案資料や見積、製品やサービスのカタログなどを説明する機会が多いと思います。最近では、紙ではなくタブレットを利用した説明アプローチも多いのではないでしょうか。
事前に説明資料をWorking Folder上へ格納しておくことで、タブレット1つあればプレゼンテーションが可能です。
もう重くて分厚いカタログなどを持ち歩く必要はありません。
- やりとりする文書の例：提案資料、見積、カタログ・パンフレットなど
不動産販売・賃貸仲介は、紹介可能な物件の数と分かりやすさが重要です。単なる間取り図や平米数といった情報ではなかなかお客様に伝わりづらいため、各物件の部屋の写真や動画が内件獲得や成約の決め手となる重要な要素です。
Working Folderを利用すれば、紹介物件の現地で撮影したコンテンツ（写真・動画）をその場でアップロードでき、事務所スタッフとスピーディーに情報共有できます。
自社サイトや、物件紹介サイト、ブログなどへ画像や動画のコンテンツを素早く紹介できます。
- やりとりする文書の例：物件の内装の写真など
アパート・マンションなどの大家さんから管理業務を委託されている場合も、Working Folderの利用が便利です。
管理物件の現地で撮影したエントランスやロビー、廊下などの共有スペースの状況や、外壁などの老朽化具合などを写真撮影して、すぐに事務所スタッフと共有することができ、迅速な報告書作成と報告をサポートします。
- やりとりする文書の例：共有スペース部分の写真や、管理報告書など
物件の購入や入居をご希望されているお客様への提案は外出先で行われることも多くあります。また、1日に複数組を応対するケースもあり、その都度事務所へ帰社すると効率も良くありません。
そんな時はWorking Folderとモバイル端末の活用が効果的です。
予め外回りに必要な書類を格納しておけば、タブレットなどでプレゼンテーションが可能で、重い書類を持ち歩く必要もありません。
もしも必要な文書の格納をうっかり忘れても、事務所スタッフへ依頼してアップロードしてもらうことも可能です。
- やりとりする文書の例：提案資料、見積など
取引先から届いた請求書や注文書をWorking Folderのエビデンス管理ドロワーに登録することにより、削除ができなくなり、改ざんを防止した運用が可能です。
DocuWorks文書情報エントリーで受け取り書類に属性を付与して登録が可能です。
- 利用機能：エビデンス管理機能、DocuWorks連携
取引先から届いた請求書や注文書の情報を確認し、経理システムに登録します。
受領者がエビデンス情報を登録しているので、経理担当者は内容を確認後、入力された情報を使用してデータ登録可能です。
- 利用機能：エビデンス管理機能
監査者は正しく取引がされているか、証憑の確認を行います。
証憑書類の保存状況を監査する時、取引金額、取引日から検索できます。また、操作履歴から書類の登録日の正誤が判定できます。
これにより、適正に書類を保存運用していることを確認できます。
- 利用機能：エビデンス管理機能
