「Working Folder」は、インターネットを経由して安全にかつ簡単に文書授受ができるクラウドサービスです。
自社サーバーを構築するよりも手軽に導入でき、システム管理者がいなくても安心して運用できます。
通常のクラウドサービスと同様に、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に文書のアップロード・ダウンロードが可能です。
また、出張先・外出先など、いつでもどこからでもアクセスして自由にファイルのやりとりができるだけでなく、複合機やDocuWorks、モバイル端末と連携することで、さまざまな活用が可能です。
ドキュメントを簡単にかつ安全に送付・受け取ることができます。
Working FolderのIDをもたないユーザーも、メールで通知した限定URLから特定のファイルだけにアクセスすることができます。また、IDをもたないユーザーからWorking Folderにファイルを登録してもらうことで、ファイルを受け取ることもできます。
Working Folderに文書登録を行うと、設定した宛先に対してリアルタイムにメールでお知らせ。さまざまな端末からいつでも文書にアクセスできます。
複合機、Webブラウザー、DocuWorksまたはDocuWorks Viewer Lightの操作クライアントから文書が登録されると、設定に応じたメール通知を行うことが可能です。
通知されたURLへのリンクから、パソコンだけでなく、iPad、iPhone、Android等のモバイル端末からも登録された文書にアクセスが可能です。
DocuWorksとの連携で、場所や端末にとらわれず、文書の編集や保存ができ、ビジネスがよりスピーディーかつ効率的に。
DocuWorksと連携して、Working Folderに格納された文書を編集することができます。
クラウド上に文書があるので、担当者は場所や時間にとらわれず作業できます。
Working FolderをDocuWorksの文書トレイの保存先として活用すれば、インターネット経由で文書のやり取りができるので、社外や取引先とも確実な文書のやり取りが可能。
また、属性情報が付与されたPDF文書、DocuWorks文書、DocuWorksバインダーであれば、Working Folderの属性検索機能を活用することで、効率的に情報収集を行い、業務のスピードアップが実現できます。
文書の削除禁止機能や取引金額・取引日などの検索機能によって電子帳簿保存法の法要件への対応を支援します。
通常、電子帳簿保存法に対応ためには、書類保存のための厳格な運用を定義いただく必要がありますが、エビデンス管理オプション*1 を利用いただくことで、電子取引書類、スキャナ保存書類の授受から保存までの一貫した対応を迅速に実現できます。
フォルダーに格納された文書の訂正削除を禁止する取引書類保存ドロワーによって、文書の改ざんを防止します。
取引金額や取引日を、範囲指定して検索することができます。
DocuWorksとWorking Folder エビデンス管理ドロワーを組み合わせることで、取引情報の入力から文書の登録までを一連の流れでご対応いただけます。
- *1 有償オプションです。
*3 令和3年改正法令基準。
Working Folderが提供する「Working Folder エビデンス管理オプション」*2 は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」の製品認証*3 を取得しています。
JIIMA認証を取得したソフトウェアやソフトウェアサービスを適正に使用することで、税務処理業務を行うことができます。
詳細は「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会」のサイトをご参照ください。
この認証ロゴは公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。
同一ドキュメントの排他制御により、複数メンバーでの利用も安心です。また、大量の文書が入っていても、検索機能で目的の文書を素早く探し出すことが可能です。
グループで共同作業を行う場合など、作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できます。
チェックアウトを行うことで、自動的に文書をロックし、ダウンロードします。これにより、他のユーザーによる更新操作が制限されます。
ファイルの更新が完了し、チェックインを行うと、アップロードとともに自動でロックが解除され、他のユーザーによる更新が可能になります。
Working Folderに格納された文書は、ファイル名だけでなく、ファイルの属性情報で検索することができます。文書名にキーワードが含まれていなかったり、探したい情報がどの文書に含まれているかわからなくても、検索して文書を探し出すことができます。
メンバーごとのアクセス権設定やユーザー管理のための豊富な機能でデータの取り扱いを適切に。
グループで共同作業を行う場合など、作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できます。
ドロワーは全ドロワー、フォルダーは共有ドロワー内のフォルダーのみ、ユーザーやグループに対してアクセス権設定が可能。アクセス権は「読み取り専用」「書き込み可能」の2種の設定が可能です。
IPアドレス制限の有効化／無効化設定が可能。接続許可するIPアドレスのリストを最大200件まで登録可能です。Working Folder Plusをご利用の場合は、許可するIPアドレスを範囲指定することができます。
あんしんドロワーに格納した文書は、パソコンにダウンロードすることなく閲覧が可能です。
- * あんしんドロワーに登録可能な文書形式はDocuWorks文書、DocuWorksバインダー、PDFです。Webブラウザー（PC版表示）でのダウンロードは管理者が許可した場合のみ可能です。また、Webブラウザーからの印刷や表示画面のキャプチャーは制限していません。
お客様がMicrosoft 365等でご利用中のMicrosoft Entra IDのアカウント情報を使って、Working Folderへログインすることが可能です。 ID情報の一元的な運用を実現します。
- * 本機能のご利用には富士フイルムBIダイレクトへのユーザー登録が必要です。富士フイルムBIダイレクトの詳しい内容は当社公式サイトをご参照ください。
- * Microsoft Entra IDでのログインは、Webブラウザー（PC版表示）、DocuWorks Viewer Light、DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder（文書暗号化機能は除く）、対象の当社複合機にてご利用頂けます。対象機種の最新情報は当社公式サイトにてご確認ください。
登録ユーザーの一括編集機能を採用、利便性を高めました。また、ユーザーごとの操作履歴をWebブラウザーで確認できるほか、CSVファイルとしてダウンロードすることも可能です。
ユーザーの新規登録や所属グループの一括編集、ユーザー登録の解除などの操作についてCSVによる一括編集が可能です。
指定された月の操作履歴をCSVファイルとしてダウンロードできます
インターネット環境さえあれば時間や場所を問わず、セキュリティーを高く保ったままサービスを利用できます。
専用アプリケーションDocuWorks Viewer Light（iOS版/ Android版）を使えば、いつでもWorking Folderにアクセスして、その場で文書の確認が可能です。また、モバイル端末のWebブラウザーからのアクセス用に、モバイル版表示にも対応。
DocuWorks Viewer Light（iOS版/Android版）上で端末を特定するために発行される「モバイルアプリID」をWorking Folderに登録することで、登録したモバイル端末以外からのアクセスを制限できます。また、IPアドレス制限との併用により、お客様のセキュリティーニーズに応じたアクセスコントロールを提供します。
富士フイルムビジネスイノベーションの複合機との連携により、ドキュメントをより自由に活用することで、 ビジネスとビジネスをつなぎ、コスト削減と効率化を実現します。
電話番号*1 ・G3ID / G4ID*2 の他、送信元ID・ダイヤルイン番号などを区別して、ファクス文書をWorking Folder内の対応するフォルダーへ自動振り分けすることができます（電話番号、ダイヤルイン番号を利用した自動振り分けは一部機種*3 には対応していません）。振り分け先フォルダーは自動作成・手動作成の選択も可能です。
振り分けできなかったファクス文書でも、送信元の情報を文書名に自動で付与するので、どこから来たファクスなのか判別できます。格納するフォルダーは、自由に指定することが可能です。また、送信者情報に対応するフォルダーを作成すれば、作成したフォルダー以下に文書が振り分けられます。
- *1 電話番号で振り分けるには受信側でナンバーディスプレイなどの契約が必要です。
- *2 G3ID / G4IDは送信側のユーザーが手動で登録するIDのため、正しい電話番号が設定されていない場合があります。
- *3 本機能の対応機種に関しては、仕様・価格ページをご覧ください。
- *4 現在利用中のお客様はフォルダー自動作成の設定が引き継がれます。
* 本機能の対象機種に関しては、対応機種ページを参照ください。
Working Folderに格納されているPDF文書を指定して、ファクス送信することが可能です。ブラウザーからファクス送信ができるため、事業所に出社せずファクス送信することができます。
複合機の有償アプリケーション「業務別らくらくスキャン Pro」を利用すると、複合機パネルで入力した属性情報（例えば「有効期限」2021 年3月31日）を付加したファイルを作成するので、Working Folderユーザーは属性情報を検索条件にして文書をすばやく見つけ出すことができます。
複合機の操作パネルを使用して、Working Folder内の文書をプリントしたり、スキャンした文書をアップロードしたりすることができます。
操作パネルからWorking Folder内のキャビネット＞ドロワー＞フォルダーを選択して格納が可能です。またドロワー直下にも保存可能です。
- * DocuWorks文書、PDF文書、TIFF画像についてはサムネールを表示することが可能ですが、文書のセキュリティー設定などによりサムネールが表示されない場合もあります。
データの暗号化や厳しいアクセス制限によって安心・安全なデータ管理が可能です。
お客様が保存したデータは高いセキュリティーで管理されています。
Working Folderではファイルを保存する時にすべて暗号化しているので、第三者がファイルの内容を知ることはできません。
登録したファイルはサービスの運用担当者やデータセンターの運用担当者でもアクセスすることはありません。
契約終了後は、お客様の登録したデータをすべて内部規定で定めた期間以内に削除します。
お客様業務を止めないために十分な機器を構成しています。
複数のデータセンターを利用した冗長構成を取ることで、地震や停電などの災害が発生しても、サービス中断を最小限に抑えます。
Amazon S3の利用により、データ保全のための高い耐久性、可用性を確保しています。
人為的なミスやソフトウェア障害については、データの複数世代でのバックアップを行うことにより、データ保護を行っております。
Webブラウザーだけでなく、複合機、DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder、DocuWorks Viewer Light（iOS版/Android版）など、複数のクライアントからアクセスすることができます。
すべてのクライアントは、HTTPSプロトコルのみを用いて通信を行います。通信内容はすべて暗号化されているため、インターネットの通信系路上での第三者による盗聴を防止することが可能です。
Working Folderのセッション管理はぜい弱性評価システムやセキュリティー評価機関により安全であることが認められています。
Working Folderサービスにはウイルスチェック機能はありませんが、サーバー上ではファイルの実行ができないため、サーバー上での感染の危険性はありません。
マルチテナント方式では、複数のお客様企業が同じサーバーやストレージを共有しつつも、お客様はご契約のテナントをあたかも独立した専用サービスのように利用することができます。
Working Folderサービスは、サービス専用のファイアウォールを設けています。HTTPSによる通信のみ行っていることから、HTTPSの443番ポートのみを開放しています。
ログインに使用するパスワードの文字種や有効期限等のポリシー設定を富士フイルムBIダイレクトのテナント管理画面から設定できます。
暗号追跡ドロワーによる文書の暗号化により、文書の共有/配信時の追跡・制限・確認が可能に。多拠点の情報共有をさらに加速します。
多くの従業員数/拠点数をお持ちの企業様に幅広くご利用いただけるよう、Working Folder Plusでは幅広い容量・多彩な機能をご利用いただけます。また、ディスク容量の制限もキャビネット単位からドロワー単位で設定できるため、より細やかな情報共有環境の構築を実現します。
文書ファイルを、「DocuWorks Desk」上の「Working Folder Plus」の暗号追跡ドロワーにドラッグ＆ドロップするだけの簡単な操作で文書を暗号化し、共有・配信することができます。暗号追跡ドロワーに登録した文書は指定したユーザーごとに「閲覧」「転記」「印刷」の操作制限が可能で、ダウンロードされた暗号化文書を、いつ誰が「閲覧」「印刷」したかなどを、Webブラウザーで追跡・確認することができます。
DocuWorks Deskにドラッグ＆ドロップするだけの簡単な操作で暗号化します。
ダウンロードされた暗号化文書を、後から閲覧禁止にすることができるので、情報漏洩を防ぐことができます。
指定したユーザーごとに、暗号化文書の「閲覧」「転記」「印刷」の可否を設定できます。
ダウンロードされた暗号化文書を、いつ誰が「閲覧」「印刷」したかを、Webブラウザーで追跡・確認できます。
- * 暗号化文書の作成にはDocuWorks 連携フォルダ for Working Folderが必要です。
カスタム属性は、文書に対してキーワードなどのテキスト属性を設定する機能です。
例えば、プロジェクトや担当者名などを設定することで、社内の文書を検索しやすく管理することができ、業務効率化に貢献します。
1つの文書に10個までカスタム属性を設定することができます。目的に応じて設定できるので、例えば検索用のキーワードを設定すれば、目的の文書に素早くたどり着くことが可能です。
カスタム属性は、Working Folder Plusに登録された文書すべてに設定が可能です。DocuWorks文書やWord等のMicrosoft Office文書などの文書形式は問いません。
